Business Assist Services by SR — Virtuelle Assistenz & Backoffice
Smarter organisieren — schneller erfolgreich
Stand: August 2026
Business Assist Services by SR steht für professionelle, diskrete und DSGVO-konforme virtuelle Assistenz — maßgeschneidert für Versicherungsagenturen, Hausverwaltungen, Immobilienmakler und KMU. Mit über 10 Jahren Erfahrung, rechtlichem Fachwissen (Bachelor of Law in Wirtschaftsrecht) und branchenspezifischer Expertise biete ich Ihnen eine verlässliche Entlastung im administrativen Alltag — damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Auf einen Blick
| Serviceschein | Für wen | Kernleistungen |
|---|---|---|
| 1. Hausverwaltung & Immobilienbetreuung | Hausverwaltungen, Immobilienverwalter | Mieterkorrespondenz, Fristenüberwachung, Dokumentenmanagement, Dienstleisterkoordination |
| 2. Immobilienmakler | Makler:innen | Exposé-Aufbereitung, Objektdokumentation, Interessentenverwaltung, Besichtigungskoordination |
| 3. Versicherungsagenturen & -makler | Versicherungsagenturen, -makler | Angebotsvorbereitung (admin.), Datenpflege CRM/MVP, Fristenüberwachung, Schadensbearbeitung (admin.) |
| 4. Allgemeines Backoffice & VA | Unternehmen ohne Branchenfokus | E-Mail-Management, Terminkoordination, Recherchen, Präsentationserstellung |
| Starterpaket | Neukunden | Einmaliges Kennenlernpaket — 8 Stunden, 399 € netto, ein Leistungsbereich |
Details, Leistungsumfang und Ausschlüsse je Bereich in den folgenden Abschnitten.
1. Geltungsbereich & Verweise
Dieser Servicekatalog richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler („Auftraggeber“), die eine Zusammenarbeit mit Business Assist Services by SR – Inhaberin Sandra Radermacher, („Auftragnehmerin“) — unterhalten oder beabsichtigen.
Rechtsgrundlage der Zusammenarbeit, Haftung, Vertraulichkeit, Datenschutz und Kündigung sind abschließend im jeweiligen Dienstleistungsvertrag sowie den AGB der Auftragnehmerin geregelt (https://www.businessassistbysr.de/agb/). Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung unter https://www.businessassistbysr.de/datenschutz/.
Änderungen dieses Servicekatalogs werden dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 30 Tagen in Textform angekündigt. Alle Preisangaben verstehen sich in Euro, netto zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Vergütung
Die laufende Zusammenarbeit wird wahlweise als Stundenhonorar (nach tatsächlichem Aufwand, monatliche Abrechnung) oder als Pauschalpaket (festes monatliches Stundenkontingent zu vereinbartem Fixpreis) ausgestaltet. Beide Modelle werden im Dienstleistungsvertrag individuell festgelegt; eine Kombination ist möglich. Richtwerte werden im Rahmen des kostenfreien Erstgesprächs mitgeteilt. Eine Ausnahme bildet das pauschal bepreiste Starterpaket (Abschnitt 7).
Sprache
Kommunikation und Leistungserbringung erfolgen auf Deutsch. Bei Bedarf ist eine Abwicklung auf Englisch nach vorheriger Absprache möglich.
Datenschutz bei Auftragsverarbeitung
Sofern im Rahmen der Zusammenarbeit personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet werden (z. B. Mieter-, Kunden- oder Versicherungsnehmerdaten), wird auf Wunsch ergänzend ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Weitere Informationen in der Datenschutzerklärung unter https://www.businessassistbysr.de/datenschutz/.
Kapazität und Mandatsbeginn
Der voraussichtliche Beginn der Zusammenarbeit wird im Rahmen des kostenfreien Erstgesprächs individuell mitgeteilt.
2. Service Level Agreement (SLA) & Servicezeiten
Die nachfolgenden Servicezeiten und Reaktionszeitangaben gelten vorbehaltlich abweichender schriftlicher Individualvereinbarungen im Rahmen des jeweiligen Dienstleistungsvertrages. Abweichungen bedürfen der Schriftform (§ 126 BGB).
| Kategorie | Regelung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Servicezeiten | Mo–Fr, 09:00–17:00 Uhr (MEZ/MESZ) | Gesetzl. Feiertage (Brandenburg) ausgenommen |
| Erstreaktionszeit | ≤ 24 Stunden (Werktage) | Eingang nach 17:00 Uhr gilt als nächster Werktag |
| Kommunikationswege | E-Mail (primär), Telefon | Videokonferenz und Messenger-Dienste jeweils nach gesonderter Absprache |
| Bearbeitungszeit | Priorisierung nach bestem unternehmerischen Ermessen und verfügbarer Kapazität | Ohne gesonderte Vereinbarung besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Bearbeitungsdauer |
| Laufzeit & Kündigung | Regelungen des jeweiligen Dienstleistungsvertrages, ergänzend § 9 AGB | — |
| Verfügbarkeit | Keine 24/7-Verfügbarkeit; kein Bereitschaftsdienst | Ausnahme nur per gesonderter Vereinbarung |
| Höhere Gewalt | Keine Haftung bei Force Majeure gem. § 275 BGB | Unverzügliche Mitteilung erforderlich |
3. Serviceschein 1: Hausverwaltung & Immobilienbetreuung
Business Assist Services by SR unterstützt Hausverwaltungen und Immobilienverwalter bei allen administrativen Aufgaben des täglichen Verwaltungsbetriebs — zuverlässig, strukturiert und vollständig remote.
| Leistung | Beschreibung | Status |
|---|---|---|
| Mieterkorrespondenz | Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Mietparteien; Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und allgemeiner Korrespondenz gemäß Vorgabe des Auftraggebers | Enthalten |
| Dokumentenmanagement | Digitale Ablage, Strukturierung und Verwaltung von Mietverträgen, Protokollen, Rechnungen und sonstigen verwaltungsrelevanten Unterlagen | Enthalten |
| Fristenüberwachung | Überwachung und Wiedervorlage vertragsrelevanter Fristen (z. B. Mietvertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Wartungsintervalle) mittels digitaler Tools | Enthalten |
| Nebenkostenvorbereitung | Vorbereitende Zusammenstellung und Sortierung von Belegen und Kostenpositionen für die Betriebskostenabrechnung; Erstellung obliegt dem Auftraggeber oder einem Steuerberater | Enthalten |
| Dienstleisterkoordination | Koordination und Kommunikation mit Handwerkern, Dienstleistern und Versorgungsunternehmen; Terminabstimmung und Auftragserfassung | Enthalten |
| Leerstandsmanagement | Administrative Begleitung bei Leerstand: Exposé-Erstellung (Textbasis), Interessentenanfragen bearbeiten, Besichtigungstermine koordinieren | Optional |
| Protokollierung | Erstellung von Gesprächsprotokollen, Versammlungsprotokollen (nach Vorgabe) und schriftlichen Zusammenfassungen | Enthalten |
| Mahnwesen (vorbereitend) | Vorbereitung und Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben nach Vorgabe des Auftraggebers; keine eigenständige Rechtsverfolgung | Optional |
| Recherchen & Reporting | Individuelle Recherchen zu Dienstleistern, Kosten, rechtlichen Anforderungen; Erstellung von Berichten und Auswertungen nach Vorgabe | Auf Anfrage |
Es gelten die AGB der Business Assist Services by SR, abrufbar unter https://www.businessassistbysr.de/agb/.
4. Serviceschein 2: Immobilienmakler
Für Immobilienmakler bietet Business Assist Services by SR eine umfassende administrative Entlastung im gesamten Transaktions- und Betreuungsprozess.
| Leistung | Beschreibung | Status |
|---|---|---|
| Exposé-Aufbereitung | Textliche Aufbereitung und Formatierung von Exposés auf Basis der vom Auftraggeber bereitgestellten Inhalte und Fotografien; keine eigenständige Bewertung oder Vermarktung | Enthalten |
| Objektdokumentation | Digitale Erfassung, Strukturierung und Verwaltung objektbezogener Unterlagen (Grundrisse, Energieausweise, Grundbuchauszüge) nach Vorgabe | Enthalten |
| Interessentenverwaltung | Erfassung und Pflege von Interessentendaten in CRM-Systemen oder Tabellen; Korrespondenz mit Interessenten nach Vorgabe des Auftraggebers | Enthalten |
| Besichtigungskoordination | Terminplanung und -bestätigung für Besichtigungen; Kommunikation mit Interessenten und Eigentümern zur Terminabstimmung | Enthalten |
| Fristenmanagement | Überwachung von Angebotsfristen, Vertragsdeadlines und behördlichen Einreichungsterminen mittels digitaler Erinnerungssysteme | Enthalten |
| Kaufvertragsvorbereitung (admin.) | Administrative Vorbereitung notarieller Unterlagen (Checklisten, Unterlagenprüfung auf Vollständigkeit); keine Rechtsberatung | Optional |
| Portalpflege | Eingabe und Aktualisierung von Objektdaten in Immobilienportalen (ImmobilienScout24, Immowelt etc.) nach Vorgabe | Optional |
| Reporting & Auswertungen | Erstellung von Aktivitätsberichten, Angebotsübersichten und statistischen Auswertungen nach Vorgabe des Auftraggebers | Auf Anfrage |
Es gelten die AGB der Business Assist Services by SR, abrufbar unter https://www.businessassistbysr.de/agb/.
5. Serviceschein 3: Versicherungsagenturen & Versicherungsmakler
Business Assist Services by SR entlastet Versicherungsagenturen und -makler in sämtlichen administrativen Bereichen des Tagesgeschäfts.
| Leistung | Beschreibung | Status |
|---|---|---|
| Angebotsvorbereitung (admin.) | Administrative Vorbereitung von Vergleichs- und Angebotsunterlagen auf Basis der Vorgaben und Berechnungen des Auftraggebers; keine eigenständige Produktberatung oder -empfehlung | Enthalten |
| Kundenkommunikation | Schriftliche Korrespondenz mit Bestandskunden nach Vorgabe (Terminbestätigungen, Unterlagenversand, allgemeine Anfragen); kein eigenständiger Kundenkontakt mit Beratungscharakter | Enthalten |
| Datenpflege CRM/Makler-SW | Erfassung, Aktualisierung und Pflege von Kundenstammdaten, Vertragsdaten und Wiedervorlagen in bestehenden Maklerverwaltungsprogrammen (MVP) nach Vorgabe | Enthalten |
| Dokumentenmanagement | Digitale Ablage und Verwaltung von Versicherungsunterlagen, Policen, Anträgen und Schadensakten nach definierten Ablagestrukturen des Auftraggebers | Enthalten |
| Fristenüberwachung | Systematische Überwachung von Vertragsfristen, Kündigungsfristen, Verlängerungsterminen und behördlichen Meldefristen; Wiedervorlage und Erinnerung | Enthalten |
| Schadensbearbeitung (admin.) | Administrative Begleitung von Schadenmeldungen: Erfassung, Weiterleitung an Versicherer und Dokumentation nach Vorgabe; keine Regulierungsverhandlungen | Optional |
| Nachbearbeitung Beratungen | Nachbereitende Dokumentation von Beratungsgesprächen (Protokolle, Checklisten) nach Informationsbereitstellung durch den Auftraggeber | Enthalten |
| Recherchen & Reporting | Markt- und Produktrecherchen nach Vorgabe; Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Berichten zur internen Nutzung durch den Auftraggeber | Auf Anfrage |
Es gelten die AGB der Business Assist Services by SR, abrufbar unter https://www.businessassistbysr.de/agb/.
6. Serviceschein 4: Allgemeines Backoffice & Virtuelle Assistenz
Für Unternehmen, die keine branchenspezifische Spezialisierung benötigen, bietet Business Assist Services by SR ein umfassendes Backoffice-Paket als verlässliche Unterstützung im administrativen Alltag.
| Leistung | Beschreibung | Status |
|---|---|---|
| E-Mail-Management | Sichtung, Strukturierung, Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails nach vorgegebenen Regeln und Prioritäten; Pflege von E-Mail-Vorlagen | Enthalten |
| Terminkoordination | Planung, Koordination und Bestätigung von Terminen mit internen und externen Ansprechpartnern; Kalenderpflege und Erinnerungsmanagement | Enthalten |
| Rechnungsstellung (vorbereitend) | Vorbereitung von Ausgangsrechnungen und Gutschriften nach Vorgabe; keine steuerliche Beratung; Weiterleitung an zuständigen Steuerberater | Optional |
| Mahnwesen (vorbereitend) | Erstellung und Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben nach Vorgabe des Auftraggebers; keine Rechtsvertretung | Optional |
| Recherchen | Strukturierte Recherchen zu definierten Themen (Markt, Lieferanten, Kosten etc.); Aufbereitung der Ergebnisse in übersichtlicher Form | Enthalten |
| Präsentationserstellung | Erstellung und Gestaltung von Präsentationen (PowerPoint, Google Slides o. ä.) auf Basis bereitgestellter Inhalte | Enthalten |
| Reiseplanung & Buchung | Organisation und Buchung von Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Mietwagen) nach Vorgabe; Erstellung von Reiseplänen | Optional |
| Postfach- & Postverwaltung | Verwaltung von digitaler Post; Digitalisierung, Weiterleitung und Ablage eingehender Korrespondenz | Auf Anfrage |
| Protokollführung | Erstellung von Gesprächs-, Meeting- und Telefonprotokollen nach Vorgabe des Auftraggebers. | Enthalten |
| Individuelle Sonderaufgaben | Administrative Sonderaufgaben nach Absprache, die nicht in den übrigen Kategorien abgedeckt sind | Auf Anfrage |
Es gelten die AGB der Business Assist Services by SR, abrufbar unter https://www.businessassistbysr.de/agb/.
7. Starterpaket zum Kennenlernen
8 Stunden · Pauschalpreis für das Gesamtpaket · einmalig buchbar für Neukunden
Zum Kennenlernen der Strukturen, Prozesse und Tools des Auftraggebers; Sondierung der zukünftigen Aufgabengebiete und deren Umfang; bei Bedarf auch Umsetzung eines kleinen Projektes.
| Merkmal | Ausgestaltung |
|---|---|
| Leistungsbereich | Genau ein Leistungsbereich (Serviceschein 1–4) je Starterpaket; eine Kombination mehrerer Leistungsbereiche innerhalb eines Starterpakets ist nicht möglich. |
| Verfügbarkeit | Einmalig buchbar, ausschließlich für Neukunden ohne bestehenden Dienstleistungsvertrag. |
| Abrechnung | Rechnungsstellung nach Auftragserteilung, vor Leistungsbeginn. |
| Verfall | Nicht genutzte Stunden verfallen 12 Wochen nach Buchung; keine Übertragung in ein Folgepaket. |
| Übergang | Nahtloser Wechsel in einen regulären Dienstleistungsvertrag möglich; es besteht keine automatische Verlängerung oder Bindung. |
Mögliche Aufgaben im Starterpaket je Leistungsbereich
| Serviceschein | Beispielhafte Aufgaben |
|---|---|
| Hausverwaltung | Sichtung und Strukturierung bestehender Mieterkorrespondenz für ein Beispielobjekt; Einrichtung einer digitalen Ablagestruktur; Erstellung einer ersten Fristenübersicht |
| Immobilienmakler | Aufbereitung eines Muster-Exposés auf Basis vorhandener Inhalte; Einrichtung/Strukturierung einer Interessentenliste; Koordination von bis zu 3 Besichtigungsterminen |
| Versicherungsagenturen | Sichtung und Strukturierung eines Teilbestands im vorhandenen MVP/CRM; administrative Vorbereitung von bis zu 3 Vergleichsangeboten; Erstellung einer ersten Fristenübersicht |
| Backoffice & VA | Einrichtung von E-Mail-Vorlagen und Postfachstruktur; Terminkoordination für einen Testzeitraum von 2 Wochen; Erstellung einer Beispielpräsentation nach Vorgabe |
Hinweis. Die konkrete Aufgabenauswahl innerhalb des Starterpakets wird vor Buchung gemeinsam abgestimmt und richtet sich nach dem gewählten Leistungsbereich. Es gelten die AGB der Auftragnehmerin, abrufbar unter https://www.businessassistbysr.de/agb/.
8. Glossar — Fachbegriffe und Abkürzungen
| Begriff / Abkürzung | Definition |
|---|---|
| AGB | Allgemeine Geschäftsbedingungen gemäß §§ 305 ff. BGB; vorformulierte Vertragsbedingungen, die der Verwender einseitig stellt. |
| Admin. / administrativ | Verwaltungsbezogen; Tätigkeiten, die der organisatorischen und bürokratischen Unterstützung eines Unternehmens dienen. |
| AVV / AV-Vertrag | Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO; regelt die datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten. |
| Backoffice | Administrative und organisatorische Funktionsbereiche eines Unternehmens ohne direkten Kundenkontakt. |
| BGB | Bürgerliches Gesetzbuch; zentrale privatrechtliche Kodifikation der Bundesrepublik Deutschland. |
| CRM | Customer Relationship Management; Software-System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. |
| DSGVO | Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679. |
| Force Majeure / Höhere Gewalt | Unvorhersehbare, unvermeidbare Ereignisse, die zur vorübergehenden Leistungsbefreiung gem. § 275 BGB führen können. |
| GewO / § 34c GewO | Regelt die Erlaubnispflicht für gewerbsmäßige Vermittlung von Immobilien und Darlehen. |
| GewO / § 34d GewO | Regelt die Erlaubnispflicht für Versicherungsvermittler und -berater; betrifft die Auftragnehmerin nicht. |
| IHK | Industrie- und Handelskammer. |
| KMU | Kleine und mittelständische Unternehmen gemäß EU-Definition. |
| MEZ / MESZ | Mitteleuropäische Zeit / Mitteleuropäische Sommerzeit. |
| MVP | Maklerverwaltungsprogramm; Branchensoftware für Versicherungsmakler. |
| NDA | Non-Disclosure Agreement (Geheimhaltungsvereinbarung). |
| Remote | Ortsunabhängige Leistungserbringung ohne physische Präsenz. |
| SLA | Service Level Agreement; Dienstleistungsgütevereinbarung mit messbaren Qualitätsparametern. |
| TDDDG | Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz. |
| UWG | Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb. |
| VA / Virtuelle Assistenz | Freiberufliche Fachkraft, die administrative Dienstleistungen ortsunabhängig erbringt. |
| VVG / § 59 VVG | Versicherungsvertragsgesetz; regelt den Versicherungsmakler und -vertreter. |
| WEG | Wohnungseigentumsgesetz. |