Zwischen Mieteranfragen, Handwerkerterminen und Wartungsfristen bleibt für die eigentliche Verwaltung wenig Zeit. Ich übernehme den schriftlichen und organisatorischen Teil – damit Sie sich um Objekte kümmern statt um Postfächer.
Für wen das gemacht ist
Für Hausverwaltungen, WEG-Verwalter und Immobilienbetreuer, die administrative Arbeit auslagern wollen, ohne dafür eine Stelle zu schaffen – auch für Einzelverwalter mit wachsendem Bestand.
Was ich übernehme
- Mieterkorrespondenz – schriftliche und telefonische Kommunikation, Anfragen und Beschwerden nach Ihrer Vorgabe
- Fristenüberwachung – Mietvertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Wartungsintervalle mit Wiedervorlage
- Dokumentenmanagement – Mietverträge, Protokolle, Rechnungen digital strukturiert und auffindbar
- Nebenkostenvorbereitung – Belege und Kostenpositionen zusammengestellt und sortiert für die Abrechnung
- Dienstleisterkoordination – Handwerker, Versorger und Dienstleister terminiert und dokumentiert
- Protokollierung – Gesprächs- und Versammlungsprotokolle nach Vorgabe
- Leerstandsmanagement – Exposé-Textbasis, Interessentenanfragen, Besichtigungstermine (optional)
Was ich ausdrücklich nicht übernehme
Keine Rechtsberatung, keine Durchsetzung mietrechtlicher Ansprüche, keine gerichtliche Vertretung und keine steuerliche Beratung. Die Betriebskostenabrechnung selbst erstellen Sie oder Ihr Steuerberater – ich liefere die vorbereitete Grundlage. Rechtlich bindende Erklärungen gegenüber Mietern oder Behörden gehen ausschließlich in Ihrem Namen und auf Ihre Weisung heraus.
Warum Fristen bei mir nicht durchrutschen
Fristen werden nicht im Kopf behalten, sondern in einem digitalen Wiedervorlagesystem geführt – mit Vorlauf, nicht am Fälligkeitstag. Eine übersehene Kündigungsfrist kostet mehr als ein Jahr virtuelle Assistenz.
Häufige Fragen
Können Sie mit unserer Verwaltungssoftware arbeiten?
In der Regel ja. Ich arbeite mit den gängigen Verwaltungs- und Ablagesystemen und richte mich nach Ihrer Struktur, statt eine eigene durchzusetzen. Falls ein System neu für mich ist, gehört die Einarbeitung ins Starterpaket.
Sprechen Sie direkt mit Mietern?
Ja, wenn Sie das möchten — schriftlich und telefonisch, immer in Ihrem Namen und nach Ihrer Vorgabe. Rechtlich bindende Erklärungen gebe ich nur auf ausdrückliche Weisung ab.
Wie läuft das mit dem Datenschutz bei Mieterdaten?
Über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Daten bleiben in Ihren Systemen; ich arbeite mit einem eigenen Benutzerkonto und nur mit den Rechten, die die vereinbarten Aufgaben erfordern.
Übernehmen Sie auch WEG-Versammlungen?
Die Protokollierung nach Vorgabe ja, die Leitung nein. Vor- und Nachbereitung — Einladungen, Unterlagenversand, Protokollausfertigung — sind Teil des Leistungsbereichs.