Das Postfach quillt über, die Ablage wartet seit drei Wochen, und die Rechnungen schreiben Sie abends um halb zehn. Backoffice ist keine Nebensache – es ist nur die Arbeit, die immer zuletzt drankommt. Ich mache sie zuerst.
Für wen das gemacht ist
Für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen ohne eigene Verwaltungskraft — und für alle, die keine branchenspezifische Spezialisierung brauchen, sondern schlicht jemanden, der das Büro am Laufen hält.
Was ich übernehme
- E-Mail-Management – Sichtung, Strukturierung, Beantwortung und Weiterleitung nach festgelegten Regeln; Pflege Ihrer Vorlagen
- Terminkoordination – Planung, Bestätigung und Erinnerung, intern wie extern; laufende Kalenderpflege
- Rechnungsstellung (vorbereitend) – Ausgangsrechnungen und Gutschriften vorbereitet, Weiterleitung an Ihren Steuerberater
- Mahnwesen (vorbereitend) – Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben nach Ihrer Vorgabe
- Recherchen – zu Markt, Lieferanten oder Kosten, aufbereitet als entscheidungsreife Übersicht
- Präsentationen und Protokolle – erstellt und gestaltet auf Basis Ihrer Inhalte
- Reiseplanung – Flug, Hotel, Mietwagen und ein Reiseplan, der auf eine Seite passt
Was ich ausdrücklich nicht übernehme
Keine steuerliche, rechtliche oder sonstige fachspezifische Beratung. Vorbereitende Buchhaltung ja — die Buchführung selbst gehört zu Ihrem Steuerberater. Diese Grenze schützt Sie: sie hält die Zusammenarbeit erlaubnisfrei.
Wie viel Zeit das zurückgibt
Die meisten Auftraggeber starten mit fünf bis zehn Stunden im Monat. Erfahrungsgemäß fällt zuerst das E-Mail-Postfach weg, dann die Terminabstimmung — zusammen sind das bei den meisten Selbstständigen bereits ein halber Arbeitstag pro Woche.
Häufige Fragen
Wie übergebe ich Aufgaben?
Per E-Mail, über ein gemeinsames Aufgabenboard oder telefonisch — was in Ihren Alltag passt. In der Einarbeitung halten wir schriftlich fest, welche Aufgabe nach welchen Regeln läuft, damit Rückfragen die Ausnahme bleiben.
Bekomme ich Zugriff auf meine Daten zurück?
Ihre Daten liegen durchgehend in Ihren Systemen, nicht in meinen. Ich arbeite mit eigenen Benutzerkonten in Ihrer Umgebung; ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Standard.
Was, wenn ich in einem Monat kaum etwas habe?
Dann nutzen Sie weniger Stunden. Die Ausgestaltung wird im Dienstleistungsvertrag vereinbart — kein Abo, das Sie zwingt, Arbeit zu erfinden.
Arbeiten Sie auch abends oder am Wochenende?
Nein. Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr, Erstreaktion innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Verlässliche Zeiten sind mir lieber als vorgetäuschte Dauerverfügbarkeit.